作为一名时间管理顾问，我在从业经历中见过无数种时间规划表。因此，当我评价凯瑟琳·吉莱斯皮（Catherine Gillespie）的时间规划表是一件艺术品时，我实际上就是在认可她的做法的确能让人眼前一亮。
吉莱斯皮是一名战略顾问。去年，她参加了我发起的一个时间再利用项目。参与项目期间，她全方位追踪记录了自己的时间利用情况。
在新冠疫情暴发之前，她就保持着每周30至40个小时的自由职业工作时间。与此同时，她还在家教育她的五个孩子。她每天早上都会锻炼身体，她平时有空也会约跟她的朋友聚在一起。总之，她把这一切都做得很好。
也许你可能想了解的是，既然这样，那她为何还要向我寻求建议呢？她告诉我说，她喜欢在充实的生活中，留足固定的时间用于创意写作。
她的丈夫很乐意在周六带孩子们玩几个小时，这样她就可以在这段时间专注于写作。但每当实际工作时间比预期长的时候，或者当客户要求她做一个新项目时，她就只好用周六的这段时间窗口来完成这些突发或额外工作。于是，她本来计划用于创意写作的时间也就消失了。
当一切都能按照计划进行事，吉莱斯皮的时间规划表就能正常工作，但前提是必须严格按这个时间规划表来行事。
这也是一个常见的难题。
人们会专门为对自己重要的事情来安排时间。然而，由于生活相关的各种原因，这部分时间可能就被剥夺了。我们也很容易因此而灰心丧气，但这不是唯一的选择。
如果你能够以更加悲观的方式去看待时间，那你就能够对生活更加乐观。当你计划好计划出错时要做的事情后，你就能更加向目标迈进。
在吉莱斯皮这一案例中，我建议她专门安排一个备用时段，用于她所遇到的突发或额外工作。比如，这个备用时段可以是一至两个工作日的晚上，这样她就不需要用周六的时间来做这些突发或额外工作。
许多人也在通过为自己正在努力完成的事情安排一个备用时段来获得成功。
伊丽莎白·莫菲斯（Elizabeth Morphis）是一名教授，她需要在6月1日的截止日期前提交一篇期刊文章。她计划在5月18日的那一周内，每天早上6点至9点专注于写这篇文章，这样也不会耽误她的教学任务。
“不过，我随后决定在周末每天都抽出额外的时间来写稿，以防万一。”莫菲斯教授说。
到周末的时候，她也很高兴自己提前有这样的安排。“我正需要这样的安排。”莫菲斯教授说，“那一周，我两岁大的孩子睡眠不是很好，晚上她醒了许多次，我的睡眠也因此受到了影响。”
现实中，莫菲斯教授只有一天的早上6点至9点投入到写稿过程中，但她并没有因为失去了四个早上的时间而感到恐慌，她充分利用了她提前规划的备用时段，最终还提前地提交了文章。
“安排备用时段，就是让我在那段时间保持高效的方法。”莫菲斯教授说。
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可以肯定的是，在满满的日程表中，要安排一个备用时段并非易事。如果你认为安排一个备用时段，用于创意项目或者锻炼都觉得有挑战性的话，那如果要安排两个或者更多的备用时段，那简直就是几乎无法实现的事情。
总之，有意识地去留出额外时间就必然会涉及到权衡，这往往也是最困难的一个部分。
不过，良好的时间管理即意味着能够规划一个弹性的时间表，而不是一个完美的时间表。
当你每周为某件事情安排一个时段时，只有在其他事情不出问题的情况下，你才会去完成这件事情。如果你还额外安排了一个备用时段，即便在一切并没有按计划行事的情况下，你也有机会把它当作首要任务去完成。
在某件事上不花时间和花一些时间是有很大区别的。你可以直接从“我从来不去练瑜伽。”和“在这疯狂的一周里，我还是要去练瑜伽。”发现二者的区别。
为了实现这一目的，你可以尝试对时间保持一定的悲观态度，即假设有些事情可能会出错，然后再做出相应的规划。这是一种聪明的日程规划策略，它同时也是一种聪明的生活心态。
我们应该希望最好的结果，但同时也应该寄希望于在其他方面的生活都能够按计划行事。即便某个客户似乎已经决定让你帮他做项目，这即意味着你这个月能够获得营收了，但你同时也应该再拓展几个客户，争取再做一两个能够尽早启动的项目，以备不时之需。
你希望在户外婚礼上有阳光，但你同时也应该准备一个婚礼可能要在室内举行的方案乙。
备用选择不仅仅能让你不至于手忙脚乱，它还能让你放松对生活的关注。当客户说她需要更多的时间时，你就不要想“你怎么能这样对我？”，相反，你可以微笑着对她说，“我们随时都保持着准备好的状态，您可以慢慢来。”
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